Hầu hết các quy trình kinh doanh liên quan đến việc nhận thông tin từ các phương tiện in ấn. Các biểu mẫu như giấy, hóa đơn, tài liệu pháp lý quét và hợp đồng in là một phần của quy trình kinh doanh. Những lượng lơn giấy tờ này mất rất nhiều thời gian và không gian để lưu trữ và quản lý. Đó chính là lý do giải thích cho sự có mặt của công nghệ OCR AI. OCR AI giải quyết vấn đề này bằng cách chuyển đổi hình ảnh văn bản thành dữ liệu văn bản có thể được phân tích bởi các phần mềm kinh doanh khác. Sau đó chúng ta có thể sử dụng dữ liệu này để thực hiện phân tích, tối ưu hóa hoạt động, tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu suất. Vậy, OCR AI là gì? Cùng Innotech tìm hiểu qua bài viết sau đây.
OCR AI là gì?
OCR AI (Optical Character Recognition AI) được gọi là Công Nghệ Nhận Diện Ký Tự Quang Học, là quy trình chuyển đổi một hình ảnh chứa văn bản thành định dạng văn bản có thể đọc được bởi máy móc (AI).
Ví dụ: Nếu bạn quét một biểu mẫu hoặc một biên lai, máy tính của bạn sẽ lưu quét dưới dạng tệp hình ảnh. Lúc này bạn không thể sử dụng một trình soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, tìm kiếm, hoặc đếm số từ trong tệp hình ảnh. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng OCR để chuyển đổi hình ảnh thành một tài liệu văn bản với nội dung được lưu trữ dưới dạng dữ liệu văn bản.
Tìm hiểu thêm về OCR AI: READING THE UNREADABLE: OCR AI ’S IMPACT ON DOCUMENT PROCESSING
Ý nghĩa của OCR AI trong xử lý tài liệu
Công nghệ OCR AI mang đến sự giảm thiểu về lượng tiêu thụ giấy để không gây quá nhiều ảnh hưởng tiêu cực vào môi trường từ việc chặt phá cây rừng và lượng rác thải ra.
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng các phương tiện in ấn, các tài liệu như hóa đơn, hợp đồng, tài liệu pháp lý và nhiều hơn nữa.
Tuy nhiên trong một thế giới kỹ thuật số hiện nay, các doanh nghiệp không giấy đang nổi lên. Không còn là những bước can thiệp thủ công, gây mất thời gian.
Giờ đây công nghệ OCR giúp doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách chuyển đổi hình ảnh thành văn bản. Sau đó văn bản có thể được hiểu bởi phần mềm của doanh nghệp. Tự động hóa quy trình xử lý tài liệu của bạn, lỗi nhập liệu thủ công được giảm bớt và năng suất tăng lên.
Thách thức xử lý dữ liệu
Để đưa ra một quyết định kinh doanh hợp lý, các doanh nghiệp có quyền truy cập vào lượng dữ liệu khổng lồ. Các dữ liệu này được lưu trữ theo dạng có cấu trúc và phi cấu trúc.
Dạng dữ liệu có cấu trúc được tổ chức theo một định dạng cụ thể, giúp việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng.
VÍ DỤ như cơ sở dữ liệu SQL, tệp Excel và thẻ SEO.
Về dữ liệu phi cấu trúc, thường đề cập đến dữ liệu không có định dạng cụ thể và tương đối phức tạp hơn khi phân tích bằng các công cụ truyền thống. Tuy nhiên có đến gần 80 – 90% dữ liệu có sẵn này ở định dạng phi cấu trúc, tức là thông qua hình ảnh, email, PDF, tài liệu, v.v.
Các doanh nghiệp tận dụng khả năng xử lý dữ liệu thông minh để trích xuất dữ liệu từ các định dạng phi cấu trúc, đặc biệt là từ tài liệu. Phạm vi xử lý tài liệu thông minh dành cho doanh nghiệp là rất lớn vì nó có nhiều lợi thế để hỗ trợ mục tiêu kinh doanh hơn.
Hiểu về cách xử lý tài liệu thông minh
Xử lý tài liệu thông minh (IDP) kết hợp các khả năng của Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NPL), thị giác máy tính và học máy để tự động hóa quy trình làm việc dựa trên tài liệu. IDP tận dụng những tiến bộ công nghệ trong trí tuệ nhân tạo để trích xuất dữ liệu mà có ý nghĩa phù hợp, đồng thời chuyển đổi nó thành định dạng dữ liệu có cấu trúc . Bằng cách này, nó trở nên dễ hiểu hơn và có thể dễ dàng tích hợp vào hệ thống và quy trình vận hành.
Về IDP, IDP là một công nghệ mạnh mẽ cho phép các tổ chức xử lý khối lượng lớn dữ liệu phi cấu trúc có trong tài liệu để cải thiện hiệu quả hoạt động và thu được những hiểu biết mới từ dữ liệu của họ. Công nghệ này được sử dụng rộng rãi trong các dịch vụ y tế, tài chính, bảo hiểm và pháp lý để tự động hóa các quy trình thủ công, dựa trên tài liệu như xử lý hóa đơn, xử lý khiếu nại và quản lý hợp đồng. IDP giúp cho các tổ chức giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả và nâng cao trải nghiệm của khách hàng bằng cách tự động hóa các quy trình này.
Những thách thức của việc xử lý tài liệu thông minh
Xử lý tài liệu thông minh có khả năng hợp lý hóa và tự động các quy trình kinh doanh nặng về tài liệu, nhưng nó vẫn phải đối mặt với một số thách thức.
Tài liệu kém chất lượng
Chất lượng hình ảnh của tài liệu kém, chữ viết tay gây khó khăn cho các hệ thống xử lý tài liệu thông minh trong việc trích xuất thông tin một cách chính xác.
Sự thay đổi của các loại tài liệu
Một thách thức khác mà hệ thống xử lý tài liệu thông minh phải đối mặt là các loại tài liệu khác nhau cần xử lý. Các doanh nghiệp có thể cần xử lý nhiều tài liệu, mỗi tài liệu có bố cục, định dạng và cấu trúc riêng, chẳng hạn như các mẫu đơn đăng ký, bằng chứng nhận dạng, hộ chiếu, v.v. Điều này gây khó khăn cho việc tạo ra một giải pháp chung cho tất cả các tài liệu cần được xử lý.
Rào cản liên quan đến ngôn ngữ
Với nhiều doanh nghiệp lớn, lượng user có thể đến từ các vùng khác nhau, gây ra rào cản ngôn ngữ cho hệ thống IDP. Vì thế hệ thống xử lý tài liệu thông minh phải có khả năng xử lý các tài liệu được viết bằng nhiều ngôn ngữ, đây có thể là một thách thức do sự phức tạp của việc xử lý ngôn ngữ tự nhiên.
Sự hiểu biết của IDP về ngữ cảnh
Mục tiêu chính của xử lý tài liệu thông minh là trích xuất dữ liệu có giá trị từ các định dạng phi cấu trúc. Nhưng hệ thống IDP phải hiểu ngữ cảnh trong đó, tài liệu được viết để diễn giải ý nghĩa của nó một cách chính xác. Việc này mang đến những thách thức trong việc tận dụng khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên tiên tiến.
Hiểu về OCR AI
OCR là một công nghệ quan trọng cho phép máy tính nhận diện và chuyển đổi hình ảnh của văn bản, ký tự từ các tài liệu được quét thành dữ liệu có thể chỉnh sửa và tìm kiếm. Giúp tự động hóa quy trình xử lý tài liệu và giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công.
Vai trò của Trí Tuệ Nhân Tạo trong việc nâng cao khả năng của OCR
Trí Tuệ Nhân Tạo đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường khả năng của OCR. Thông qua việc sử dụng mô hình học máy (Machine Learning) và thuật toán thông minh, AI có thể cải thiện độ chính xác của việc nhận diện và trích xuất thông tin từ hình ảnh. Điều này không chỉ tăng cường hiệu suất mà còn giảm thiểu lỗi trong quy trình.
OCR AI không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi hình ảnh thành văn bản. Nó còn cung cấp nhiều tính năng quan trọng để tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu. Điều này bao gồm khả năng tìm kiếm trong văn bản, giảm thiểu lỗi nhập liệu, tích hợp mượt mà với các hệ thống hiện tại, và khả năng mở rộng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng biến động.
Tác động của OCR AI vào việc xử lý tài liệu
Sự tích hợp của OCR AI giúp cải thiện đáng kể độ chính xác trong quá trình nhận diện văn bản. Khả năng hiểu và xử lý văn bản từ hình ảnh được tối ưu hóa bằng cách sử dụng Trí Tuệ Nhân Tạo, đảm bảo kết quả nhận diện chính xác và tin cậy.
Tăng cường tốc độ và hiệu quả
OCR AI đồng thời mang lại tác động tích cực đối với tốc độ và hiệu quả của quy trình xử lý tài liệu. Khả năng tự động hóa và tích hợp với Trí Tuệ Nhân Tạo giúp giảm thời gian xử lý, đồng thời nâng cao hiệu suất và linh hoạt của quy trình kinh doanh.
Giảm thiểu lỗi nhập liệu con người trong trích xuất dữ liệu
Một ảnh hưởng quan trọng từ OCR AI là giảm thiểu lỗi nhập liệu của con người trong quy trình trích xuất dữ liệu. Việc tự động hóa quy trình này giúp loại bỏ những sai sót thường gặp, giữ cho tài liệu luôn chính xác và đáng tin cậy.
Tiến bộ về khả năng tiếp cận
OCR AI không chỉ đơn thuần giúp cải thiện quá trình xử lý tài liệu, mà còn có tác động tích cực lớn đối với khả năng tiếp cận. Việc chuyển đổi văn bản từ hình ảnh tăng cường khả năng tiếp cận tạo điều kiện cho mọi người dễ dàng sử dụng dữ liệu mà không gặp khó khăn do hạn chế thị giác.
Xclaim – Sản phẩm đột phá nhờ vào công nghệ OCR AI
Xclaim là một giải pháp đột phá tích hợp công nghệ OCR AI, đưa ra một cách tiếp cận hiệu quả và hiện đại trong việc quản lý tài liệu và điền thông tin vào các biểu mẫu bảo hiểm. Được xây dựng trên nền tảng công nghệ Nhận diện Ký tự Quang học (OCR) và trí tuệ nhân tạo (AI), Xclaim không chỉ đơn thuần là một công cụ quét tài liệu, mà còn là một đối tác đáng tin cậy trong quá trình xử lý thông tin.
Với khả năng tự động nhận diện và trích xuất dữ liệu từ hình ảnh, Xclaim giúp giảm thiểu thời gian và công sức mà người dùng phải bỏ ra cho việc nhập liệu thủ công. Trong đặc trưng quét tài liệu và điền form bảo hiểm,
Xclaim là một công cụ mạnh mẽ, giúp tăng cường độ chính xác dữ và hiệu suất, đồng thời giảm bớt khả năng phát sinh lỗi từ quá trình nhập tay. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và tin cậy của dữ liệu quan trọng trong quá trình xử lý tài liệu bảo hiểm.
Xclaim không chỉ là một công cụ quét tài liệu mà còn là một bước tiến quan trọng, mang lại hiệu quả và thuận tiện trong quản lý thông tin và điền form, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Và ở một tương lai không xa, chúng ta có thể kỳ vọng rằng sẽ thấy được sự phát triển và sự tích hợp sâu rộng của OCR AI trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Các công nghệ mới và cải tiến liên tục sẽ định hình lại cách chúng ta xử lý thông tin và tài liệu, mang lại những tiện ích không ngừng cho doanh nghiệp và cá nhân.
